Mit dem Digital Automotive Award honoriert »kfz-betrieb« zusammen mit den Award-Partnern Bestleistungen von Handels- und Servicebetrieben des Kfz-Gewerbes rund um die Digitalisierung. Im Mittelpunkt stehen dabei digitale Leuchtturmprojekte von markengebundenen und freien Autohäusern und Werkstätten. In diesem Jahr wählte die Jury aus den zahlreichen Bewerbungen neben dem Gesamtsieger zehn Gewinnerbetriebe aus – und wir waren einer davon!

Wie es begann

Wenn ein Autohaus mit einem Standort jährlich knapp 2.000 Neu- und Gebrauchtwagen verkauft, müssen die Prozesse stimmen. Von der Anlage eines Kundenauftrags bis hin zur physischen Auslieferung des Fahrzeugs vergehen gerade einmal sieben Werktage – Stand 2021. Dennoch gerieten wir im November 2020 an unsere Kapazitätsgrenze, als binnen zwei Wochen 90 Neuwagen ausgeliefert werden mussten. Wir wollten mehr Ruhe in die Übergabepunkte zwischen den verschiedenen Abteilungen hereinbringen, Puffer einbauen und die Chance haben, etwaige Unstimmigkeiten im Prozess frühzeitig zu ermitteln. Es gab zwei Möglichkeiten: Personal aufstocken oder ein ,,intelligentes‘‘ IT-System einführen. Und so entschieden wir uns für Letzteres.

Mit unserem Verkaufsberater, der praktischerweise auch ein IT-Experte ist, war es schließlich möglich, die Idee unseres Geschäftsführers Martin Rickmann in die Tat umzusetzen. Und so konnten wir in kürzester Zeit unser hauseigenes Dispo-Tool ,,Lessi‘‘ in das Tagesgeschäft integrieren.

Mehr als ein Dispo-Tool

,,Lessi‘‘ bildet seit seiner Einführung im März 2021 den kompletten Vertriebsprozess digital ab – von der Anlage eines Kundenauftrags bis zur Auslieferung. Jeder einzelne, noch so kleine Prozessschritt wird darin teils manuell und teils automatisiert erfasst. Auch wenn es sich aus rein funktioneller Sicht um ein Dispositionstool handelt, ist es weitaus mehr: es ist ein ,,Intranet für das Autohaus‘‘ – ein zentrales System, über das jeder unserer 50 Mitarbeiter seine Arbeit steuert. Denn neben unserer Disposition und dem Verkauf ist auch unsere Werkstatt in den Vertriebsprozess involviert. Lessi verfügt zusätzlich über weitere Schnittstellen zu den zentralen Softwareprogrammen, mit denen wir tagtäglich arbeiten, vom Dealer-Management-System MACS von Mazda bis hin zu Lösungen von Drittanbietern – Lessi bildet die Brücke zwischen den verschiedenen Programmen.
Seit der Einführung von Lessi haben wir uns auch intern neu aufgestellt: so wurde aus unserer Disposition die Abteilung Vertriebskoordination. Ihre Aufgabe ist vor allem, den gesamten Prozess zu steuern und frühzeitig einzugreifen, wenn ein Prozessschritt klemmt. Jeder Mitarbeiter kann dabei in Echtzeit den aktuellen Bearbeitungsstand eines Fahrzeugs einsehen. Einfache Symbole und Farben sorgen für einen besseren Überblick. Ist ein Prozessschritt erledigt, kommt beispielsweise einfach ein Haken dran. Das Herzstück von Lessi bildet die Gesamtübersicht der aktuell offenen Aufträge. Diese sortiert das Programm chronologisch anhand des geplanten Auslieferungsdatums.

Teilautomatisierte Prozesse

Nachdem ein Auftrag angelegt wurde, digitalisiert ihn unsere Vertriebskoordination und der Prüfungsprozess kann starten. Ist der Zeitplan korrekt, prüft der Abteilungsleiter, ob der Auftrag freigabewürdig ist und ob beispielsweise alle Prämien berücksichtigt wurden. Gibt er grünes Licht, werden die Informationen teilautomatisiert an die anderen, im nächsten Prozessschritt beteiligten Fachabteilungen geleitet. Diese arbeiten dann teilweise parallel am Auftrag weiter. Auch in unserem Service stellt Lessi sicher, dass der Prozess bis zur letzten Endkontrolle effizient und fehlerfrei abläuft.

Die Siegerehrung fand im September 2021 in Würzburg statt und wir sind bis heute stolz auf diese Auszeichnung.
Klar ist: Lessi war nur der Anfang von vielen weiteren hauseigenen Softwareentwicklungen!